Le test des 10 commandes : une façon simple de trouver vos pertes opérationnelles

QuickBooks et Sage peuvent très bien gérer la comptabilité d’une PME.

Le problème commence souvent ailleurs.

Dans plusieurs entreprises en croissance, les finances sont relativement bien suivies, mais les opérations vivent dans Excel, les courriels, les suivis manuels et la mémoire de quelques personnes clés.

Les commandes entrent à un endroit, sont recopiées ailleurs, confirmées par courriel, suivies dans un fichier, puis transmises à la comptabilité plus tard. Tant que le volume est bas, ça peut fonctionner. Mais avec plus de clients, plus de produits, plus de fournisseurs ou plus d’employés, cette façon de travailler commence à fuir.

Pas toujours de façon évidente. Souvent, ça ressemble plutôt à :

• “Où est rendue cette commande?”
• “Demande à Julie, c’est elle qui sait.”
• “Je pense que l’inventaire est à jour.”
• “Il manque une information avant de facturer.”
• “On l’a sûrement noté quelque part.”
• “Le rapport est presque prêt, il faut juste le finaliser.”

Avant de parler d’ERP, d’automatisation ou de nouveau logiciel, il existe un test simple pour voir si vos opérations commencent à dépasser vos outils actuels.

Si vous ne pouvez pas retracer clairement 10 commandes récentes, votre entreprise compense probablement un manque de visibilité par du travail manuel.

Le test des 10 commandes

Prenez 10 commandes récentes.

Pas seulement les commandes parfaites. Choisissez un échantillon normal : quelques commandes simples, quelques commandes avec exceptions, quelques commandes qui ont demandé plus de suivi.

Pour chaque commande, répondez à ces questions :

1. Où la commande est-elle entrée pour la première fois?
2. Quels outils, fichiers ou courriels ont été utilisés pour la traiter?
3. Combien de fois le nom du client, les produits, les quantités ou les prix ont-ils été recopiés?
4. Où le statut de la commande était-il suivi?
5. Qui était responsable de la prochaine étape?
6. Où la date de livraison ou de suivi était-elle notée?
7. Comment l’information s’est-elle rendue à la comptabilité?
8. Quel rapport ou quelle information était difficile à obtenir?
9. Combien de fois quelqu’un a dû demander “où est-ce rendu?”
10. Qu’est-ce qui aurait bloqué si la personne responsable avait été absente?

Le but n’est pas de faire un audit parfait. Le but est de voir comment l’information circule réellement.

Si vous avez de la difficulté à retracer 10 commandes, il y a probablement une perte opérationnelle quelque part.

Ce que le test révèle

Une commande devrait idéalement avoir un parcours clair.

On devrait pouvoir voir d’où elle vient, où elle est rendue, qui s’en occupe, ce qui bloque, ce qui reste à faire, et quand elle peut être facturée.

Quand ce n’est pas clair, l’équipe compense avec des suivis manuels.

Elle envoie plus de courriels. Elle pose plus de questions. Elle vérifie les fichiers. Elle attend la bonne personne. Elle reconstruit l’information à partir de plusieurs sources.

Ce n’est pas seulement une perte de temps. C’est une perte de visibilité.

Et quand la visibilité baisse, les erreurs augmentent.

Comment interpréter vos résultats

Après avoir analysé vos 10 commandes, regardez les tendances.

Si une commande traverse seulement un ou deux outils

C’est probablement encore maîtrisable.

Par exemple, une commande entre dans un système, puis est envoyée directement à la comptabilité. Il peut y avoir quelques étapes manuelles, mais le parcours reste clair.

Dans ce cas, la prochaine amélioration peut être simple : clarifier une étape, améliorer un modèle de fichier, créer un meilleur suivi ou standardiser certains champs.

Si une commande traverse trois ou quatre outils

Vous avez probablement un problème de connexion entre vos systèmes.

Par exemple, la commande commence dans un courriel, est copiée dans Excel, confirmée dans un autre outil, puis saisie dans QuickBooks ou Sage.

À ce stade, le risque n’est pas seulement que ce soit long. Le risque est que chaque outil raconte une version différente de la réalité.

La bonne prochaine étape peut être une automatisation simple, une intégration, ou une meilleure source de vérité pour les commandes.

Si une commande traverse cinq outils ou plus

Le problème devient souvent structurel.

Si une seule commande demande plusieurs fichiers, plusieurs courriels, plusieurs suivis et plusieurs recopies, l’entreprise dépend probablement trop de coordination manuelle.

À ce niveau, ajouter seulement un autre fichier ou une autre procédure risque de ne pas suffire. Il faut regarder si les ventes, les achats, l’inventaire, les opérations et la comptabilité devraient être mieux connectés dans un système plus intégré.

Si les mêmes informations sont recopiées trois fois ou plus

C’est souvent une bonne candidate pour l’automatisation.

Le nom du client, le produit, la quantité, le prix, la date de livraison ou le numéro de commande ne devraient pas être retapés partout.

Chaque recopie crée un risque : mauvaise quantité, mauvais prix, mauvais client, mauvais statut, mauvaise facture.

Avant d’automatiser, il faut toutefois savoir quelle source est la bonne. Si trois fichiers ont trois versions différentes, connecter les outils ne règle pas le problème. Ça peut même le propager plus vite.

Si personne ne sait clairement qui possède la prochaine étape

C’est un problème de workflow.

Une commande peut avoir un statut, mais aucun responsable clair. Dans ce cas, elle avance seulement quand quelqu’un pense à la vérifier.

Pour chaque commande ouverte, l’équipe devrait pouvoir voir deux choses :

• où elle est rendue;
• qui doit faire la prochaine action.

Si ces deux informations ne sont pas visibles, les suivis vont dépendre de la mémoire, de l’urgence ou de la personne la plus organisée.

Si les rapports doivent être reconstruits à la main

C’est un problème de visibilité.

Si le propriétaire ou le gestionnaire doit demander à quelqu’un de préparer un rapport pour savoir quelles commandes sont ouvertes, lesquelles sont en retard, lesquelles peuvent être facturées ou lesquelles sont bloquées, l’information n’est pas assez accessible.

Le problème n’est pas forcément que l’information n’existe pas. Souvent, elle existe, mais elle est éparpillée.

Dans ce cas, la bonne prochaine étape peut être un tableau de bord, une intégration, ou une meilleure structure de données.

Le point important : ne commencez pas par le logiciel

Le test des 10 commandes ne sert pas à prouver qu’il vous faut un ERP.

Il sert à comprendre le type de problème que vous avez.

Si le problème est petit et isolé, une amélioration de processus peut suffire.

Si le problème vient de recopies répétitives, une automatisation peut aider.

Si le problème vient de rapports éparpillés, un tableau de bord ou une meilleure intégration peut être la bonne étape.

Si le problème touche les ventes, les achats, l’inventaire, les opérations et la comptabilité en même temps, alors une plateforme plus intégrée ou un ERP peut devenir pertinent.

La bonne question n’est pas :

“Quel logiciel devrions-nous acheter?”

La bonne question est :

“Où est-ce que l’information fuit, et quelle est la prochaine action la plus rentable pour reprendre le contrôle?”

Un tableau simple pour faire le test

Pour faire l’exercice, vous pouvez créer un tableau avec ces colonnes :

• numéro de commande;
• client;
• point d’entrée de la commande;
• outils ou fichiers utilisés;
• nombre de recopies manuelles;
• statut actuel;
• responsable de la prochaine étape;
• information difficile à obtenir;
• problème observé;
• amélioration possible.

Après 10 commandes, vous devriez déjà voir des tendances.

Si les mêmes problèmes reviennent plusieurs fois, ce n’est probablement pas un accident. C’est une perte opérationnelle.

Conclusion

QuickBooks et Sage peuvent très bien gérer la comptabilité. Excel peut rester utile pour analyser, planifier ou organiser certaines informations.

Mais si vos commandes dépendent de fichiers, de courriels, de suivis manuels et de connaissances individuelles, votre entreprise risque de perdre du temps, de la visibilité et du contrôle.

Le test des 10 commandes est une façon simple de voir si vos opérations sont encore maîtrisées ou si elles commencent à fuir.

Avant d’investir dans un nouveau logiciel, une automatisation ou un ERP, commencez par retracer 10 commandes.

Vous verrez rapidement où l’information se perd.